【SOHO（一人作業）向け】スプレッドシート（エクセル）で進捗を管理する。
SOHO（一人作業）やってると、誰も管理してくれないから
砂場に落とされたスライムみたいに、
広がって、ゴミを拾ってぐっちゃぐちゃになってしまう。
やることがたくさんあると、どれからやっていいのか混乱して
パニックを起こしたまま、何もせずに何日も過ぎてしまう。
そういうことが、私はよくある。
そこに体調不良とかかかるととんでもないことになるｗ
気力が萎える原因第一。体調不良。
私は去年、お医者さんに怒られるほどの貧血をようやく治療した。
やる気がなかったのは私の気力のせいではなく
物理的に鉄分が死活問題だったらしい。
標準で１２－１４の鉄分が、私は８だった。
そら気力なんかないわ。
お医者さんに
「もう二年生きてるから、この先もこれが原因では死なんやろうけど
でも、死にかけやで？
鉄分の数値はずっと下がってるから、５年後には死ぬかも」
って言われたｗ
もちろん、その間、他の作業を進めているけれど
倦怠感が凄くて、朝の九時ぐらいまでしか動けない。
でも、やる（したい）ことはどんどん積み上がっていく。
そのジレンマで、『私は本当にダメな奴だ、何もできないのか』と
つぶれかけた。
今、気力がわかないというあなたは、特に女性は、
病院で検査してもらうことをお勧めします。
病因で気力がわかないのはあなたのせいではないの。
まず治療しましょう。
私は半年掛けて貧血を直したら、１００倍元気になった！
サクサク作業が進むようになった！
まず、『健康』を整えよう！
そして、そののち、『ルーチン』を整えよう。
『ルーチン』とは？
詳しくは辞書を引いていただくとして（ググる癖つけましょう！）
このブログでは『必ずすること』と定義する。
ルーチンを整えるとなぜ捗るのか？
『ルーチン（必ずすること）』が先に分かっているのなら
それを書き出すことで
作業作業のあいまに、『次に何をするのか？』と
『考えず（悩まず）に済む』。
作業で結果的に一番時間を食うのは『悩む』時間。
『考える』のならまだいいけど『悩む』のは無駄。
そして『ルーチン』が決まってるなら『書き出して置く』ことで
作業は飛躍的に捗る。
けっこう『作業で脳疲労』してると『次に何をするのか』って
とっさに思い付かない。
『混乱してる』から。
そして『次、何をするんだっけ？』でうろうろしてるあいだに
Twitterやラインに流れて一時間単位でロスする。
この『混乱している間』というのが非常にもったいないので
ルーチンを決めてしまおう！
私は『１０秒間、パソコンを前にフリーズ』したら
『疲れている』と判断して、これを考える。
- 運動する。
- 昼寝する。
- でも作業を進める。
『作業を進める』場合、
どうせ、この拾うでは『進める』ことは期待できないので
『整える』ことに集中する。
今やろうとしていることを
- 一覧する
- カテゴライズする
- それに対してすることを書き出す
- カテゴリごとに実行する順番を出す
- カテゴリの中で実行する順番を出す
とにかく
- 『することを書き出す』
- 『順番をつける』
これをすればどうにかなる。
それができてなかったら『次何するの？』ってなったんだから
ここを整えた方がいい。
一覧する。
スプレッドシートとかエクセルで書き出す。
『スプレッドシート』とか『エクセル』は『表計算ソフト』と表記する。
オープンオフィスの表計算とか、他のツール、どれでやってもいい。
『計算』しなくても、『表計算ソフト』で『一覧』するのが私は一番好き。
『一覧』が好き♪
一番上に『望むこと』を一行書く。
目の前にあることを全部書き出す。
今回はオンラインセミナーのタイトルを書き出した。
色々講座を買ってるのに、どれもこれも中途半端で
『１からやろうっ！』と思っても
いったいいくつあるのか把握すらしてなかったから。
まず、『現状』は知ろう。
『数える』なんてことは基礎の基礎。
固定線を入れる。
↑前はこの『一行目の決意』をいろんな所に書いてたけど
一行目に書いて、二行目に項目名書いたらすごく目につく！
ということに、最近気付いたｗ
『定型のメモ』もここに書くと捗る。
『定型のメモ』とは？
- よくコピー＆ペーストするもの。
- よく忘れて探すもの。
二行目の右側にやることを書く。
- 読む
- 動画とPDFを落とす
- 実行することを書き出す
- など。
そのタイトルに対して共通していることをタスク単位で並べていく。
左に『カテゴリ』を書き出す。
『自分の中のカテゴリ』をつける。
- 効率化
- サイト作成
- ノウハウ１
- ノウハウ２
- ノウハウ３
とか。
その左に、カテゴリごとの実行順を書き出す。
- 効率化
- サイト作成
- ノウハウ１
- ノウハウ２
- ノウハウ３
↑こういうカテゴリだったら『効率化』を先にしたほうが
全体的にスピードが上がるから、『１』にする、とか。
あとで書き直せるので、『今のヒラメキ』でパッと決めてしまう。
『「パッ」と決めてしまう』というのは、五秒以内。
↑こういう『数値』を決めていくことで、
どんどん作業は早くなる。
『パソコンを前に１０秒フリーズしたら疲労と判断』とか
時間を決めておくと、永遠にぼんやりしなくてすむ。
だいたいにおいて、『私は１０秒なにもしない』
なんてことはないから、『１０秒』だけど
もっと早いか遅いかはあなたの時間軸で決めるといいですね。
１０秒あったら、三行書けるからねｗ
『パッと決めるったって……』とかもたもたしてるから
結果的に全部がだらける。
パッと決めると言ったら、五秒で決断していく。
後でいくらでも書き直せるから！
カテゴリの中で順番を決める。
迷ってるんだから、この並びで上から全部数字をつけてしまえばいい。
今後は、こういう系統は全部ここに追加していく。
このスプレッドシートに、他の『たくさんある、すること』を
シートでまとめていくと
そのまま『進捗管理』になる。
『一覧』は『表計算ソフト』にとりあえず書き出す。
とにかく『全部書き出す』。
小説の進捗なら、私は紙copiで管理しています。
ジャンル
ジャンルの中のシリーズとキャラクター設定。
シリーズの中。
- 章がフォルダ。
- 現在進行形がファイル。
- 紫 公開済み
- 赤 現在書いてる
- 緑 公開待ち
- 白 暫定ネタ
フォルダの中。
↑色ついてるのが『未完了』。
ここらへんは↓こちらの記事で。
小説のプロットに何のソフトを使うか。 | BL作家 晶山嵐の日記
フォルダ階層を四つ使って、『１ジャンル』の小説を管理。
小説のネタから、表計算ソフトで管理するとこうなる。
ネタが先にたくさん出る人の場合。
ネタを書きだす。
シリーズをつける。
シリーズというか、『一本の話になりそう』なものをまとめる。
あとで変更も簡単。
仕上げる順番をつける。
シリーズが決まったら、無理やり、アップする順番を決めてしまう。
あとで変更可能。
この時点で、なんとなく『一本になるイメージがわくと思う』
書く順番をつける。
何から書くか決まってないなら、とにかく上から順番をつけて
上から書いていけばいい。
小説はどこから書いてもいいんだから。
右側に、『必ずやること』を一覧する。
- 『書くこと』の『間が開いている人』や
- 『一週間ごとに締め切りがある人』とかは
『次に何をするか？』をいちいち考えているから余計に時間がかかる。
小説を書く作業なんて、『定型』なんだから、
書き出して、順番を決めて、
左から流れ作業でとっととやっていく。
『●』とか『◎』ではなく数字で管理するとやりやすい。
やったら『１』でもいいけど
- 着手
- 進めた
- 半分ぐらいいった
- ８割できた
- あと一歩
- 完了
と、数字で管理すると『並べ替え（ソート）』が使える。
表計算ソフトの絶大なる利点。
ソートできる！
セルにメモを記入する。
↓セルをクリック。
↓『メモを挿入』。
↓リストをメモ欄にコピー＆ペースト。
↓一覧に数字を入れていく。
進捗わかりやすい！
いちいち進捗確認に『メモをクリック』する不便さはあるけど
- 『数値の低いのからやる』
- 『完了したのから次のステップに行く』
という場合は
進捗の段階は『一覧』にいらないよね。
進捗の数字のつけかたについて。
進捗を数字で管理するときに、
「『１』とか『Ａ』を完了にする」と手間がかかる。
たとえば、
- 着手を『１０』にして、完了を『１』する。
- 重要度で『Ａ』とか『１』を最重要にする。
これをすると、私は凄く混乱するｗ
そして、todoリストが破綻したｗ
なぜなら、
- 進捗の段階は『１０』で足りるのか？
- 最重要が『Ａ』なら、『着手』は何になるのか？
こういう疑問が出た。
『着手するとき』に『進捗の段階』が『おおよそ』分かったとしても
実際と違う段階になったとき（予想や想定が実際とずれたとき）、
その『進捗の数値』は用を成さなくなる。
そして、『想定が実際とずれる』というのは折り込んでおかないといけない。
いけないのに、『１』が最重要だと、折り込めない。
たとえば、
Evernoteで、重要度をつけていたときに
『ソートしやすいから』という理由で『１』を最重要にしてたんだけど
そうなると、『１より重要なもの』が出てきたときにとたんに困る。
こういう事態がけっこう頻繁に訪れた。
- 01
- 001
- 0001
とかになって、ファイル名の視認性が下がる。
でも、数値のでかいのを重要度にすると『ソート』したときに
『重要度をつけていない、どうでもいいファイル』が上に来る。
どうでも良いファイルに『000』とかつけときゃいいんだけど
『どうでも良いファイル』なんて、『重要なファイル』の何十倍もある上に
『どうでも良いファイル』なんて、手間を掛けたくないよね？
ここで、『Evernoteで重要度をつける』ことにストレスが発生した。
- 必ずプロジェクトは十段階で終わるわけではないよね？
- その時に最重要だと思ったことの上が出てこない、なんて保証はないよね？
だから私は『着手』を『１』にした。
すると、上は無限大になる。
しかも『着手』の時に、『進捗の段階』を考えずにすむ。
慣れてることなら『進捗を確認する数（マイルストーン）』はわかるけど
『初めてすること』に、『進捗確認の数』なんてわかるわけがない。
よくやることだとしても、そのたびに改善していれば
毎回マイルストーン（進捗の目印）は変わるから、それに対応しないといけない。
なぜそんなことを、『着手』の段階で考えないといけないのか？
途中で投げ出す（挫折、失敗、棚上げ）するかもしれないのに。
大体は、着手したときに『終わりが見えない』ものは完了しないけどねｗ
『着手』を『１』にしたらそれらはなくなる。
つまりは、不要な『思考ロス』ってことになる。
そして『着手が１』だと、上は９９９９９９９９９９９９をつけてもいいｗ
となると↓こういうことができる。
- １ 着手
- ２ 手順１完了
- ３ 手順２完了
- １００ 手順３
- ２００ 手順４
- １０００ 手順５
進捗の『桁』を変える意味。
『桁を変える』意味は３つある。
手順メモのために桁を変更する。
最初の９９個ぐらいは『単なる手順』だけど
『次の段階』にいくと、『同じ手順で複数のことを繰り返す』必要が出てきた。
たとえば、『読書』だと
- 『１００冊読んだら、ブログを作る』
- 『ブログ記事が１００コになったら出版する』
という場合。
↓こうなる。
- １ 着手
- ２ ブログを作る。
- ３ ブログの体裁を整える。
- １００ ブログに記事を入れる。
- ２００ 出版準備をはじめる。
- １０００ 次の展開。
そして
- １００ ブログに記事を入れる。
ここの数字を、記事を追加するごとに『１０１』『１２２』とか
変えていくと、『何記事入ったか』の管理も、この進捗数字だけでできる。
普通なら↓これぐらいのセルを使う進捗管理が
↓メモ欄に数値を入れておけば
↓進捗管理はこの、『セル２個』だけで済む！
だから↓こんな一覧でも凄い情報量になる。
最前に確認したいのが、日付ではなく、回数の場合。
回数をセルに書いて、日付はメモにおいておけば、
「備忘録でしかない日付」にセルを使わなくてすむから
一覧性が上がる。
『日付がいらないこと』って実は多いんだけど
『一応』メモしておきたいやん？
私は必ず『開始日』をメモしてる。
それで検索したことなんてないけど、メモしてる。
googleカレンダーに↓こういうのを書いて『一カ月リピート』させるｗ
すると『始めたけどやめた』とか『三日坊主になってない？』とか
メールに届く。
そして、その感想を、備考欄にどんどん書き足していくと
『定点観測』ができる。
結果的に↑このタスクはしなくなったけど
つまりは、『いらなかった』『コスパ的に無理だった』ってこと。
それが分かったら、次は『似たようなこと』はしなくていい、って判断ができる。
『後で読む』なんて、どうだっていい、ってことが、今は分かってるｗ
けど、この時は『後で読む』を『処理したくてたまらなかった』んだ。
『後で読む』って思った時点で『いらない』んだよね。
たまに疲れて何もできないときに読み返す時間をとることがあるから
そう言うときのために溜めてるけど
９９％見ないね。
そんなものに管理時間を使うのが無駄。
googleカレンダーの話はこちらで↓
Googleカレンダーでマイ歳時記を作る。 | BL作家 晶山嵐の日記
【googleカレンダー】１０年日記に『始めたこと』を記録する。 | BL作家 晶山嵐の日記
一月一キロ痩せる！【グーグルカレンダーで記録】 | BL作家 晶山嵐の日記
【googleカレンダー】母が同じ日に干し柿作ってたｗ | BL作家 晶山嵐の日記
【googleカレンダーから未来を整える】『したいこと』を繰り返し登録する。 | BL作家 晶山嵐の日記
↓いろいろやってたんですよ、進捗管理をどうしたら良いのか……
【windows live writer】進捗情報をゆるく管理する。【ライフハック】 | BL作家 晶山嵐の日記
現時点では、この『表計算ソフトの一覧性の高さ』が凄く、好き♪
『全体を俯瞰したい』よね。それが簡単なのが良い。
『一個ずつ処理』しようとすると
一個に一時間かけるかもしれない。
けど、『最初から１０００個ある』、と思ったら一時間掛けないよね。
時間配分をまず考えるよね。
どうにかショートカットできないか、って『考える』よね。
一個一個やってたらショートカット思い付かないよね。
だって、一個ずつやってるから。
だから『一覧』して『総量を把握する』ことが、私にとっては大事。
余分なものは隠す。
日付とかの『一応メモ』に『セルを使う』と
『不要なものが常に目につく』から、『視認性が下がる』のね。
- 『視認性が下がる』と
- 『一覧性』も下がる
- 作業効率化が低下
- 進捗が厳しくなる
- 一回のセル確認で三秒ロスしたとする。
- 一日に何回セル確認する？
- １０回で３０秒。１００回で５分。
エクセル見てたら、セル確認なんて１００回で済む？
とりあえず、１００回として一日五分のロス。
- 一年で ３０時間ロスなのね。
- これは『セル一つ』に対するロス。
わかるよね？
- 『セル一つに対するロスで一年３０時間無駄』になる。
- 『セル１０個ロス』なら？ 一年で１２日損になるの。
ゾッとするよね。
『効率を上げる』には
『早くできることのスピードを上げる』のもいいんだけど
『不要なことを削除する』のが実は一番時短になる。
- 『スピードを上げる』のは大変。
- 『新しい効率化』を考えるのは大変。
これは『能力の底上げ』が必要だから。
『自分のスキルが上がる』ことがないとできないことだから
そう簡単にできない。
だけど
『そこにあることを削除』って簡単だよね。
ごみをゴミ箱に入れる、ってこと。
『手間だけ』でできること。
でも、それができないから、数十年前のものが
取りやすい場所に配置されていて、家の中が混乱する
というのもよくあること。
『ゴミを捨てる』ことは簡単なんだけど
『それをゴミだと判断する』ことは簡単なことじゃないのね。
なぜなら
ナニカの手間をとってそこに置いたものなのだから
『置いたための手間』が加味されていて『ゴミだと判断しない』のね。
５万円で買った服だから
流行遅れだし、太って着れなくなったけど、
『五万円捨てるのと一緒』だから
『ゴミだと判断できない』から、捨てられない。
そこにあるだけ、収納スペースを圧迫してるのに。
そういうのが１０着あったら、もう一つ洋服掛け買わないといけないよね？
着れない服なのに。ゴミなのに。
私のウチには『冷風器』が二つある。
なぜなら母が買ってきたから。
一台目で『邪魔だからいらない』と、階段の踊り場に退避させたのに
新製品が出たから、とまた買って、また邪魔だと退避させた。
もう十年も、踊り場に二台の『冷風器』がある。
- 『経験から学ぶ』って難しいことで
- 『ゴミだと判断する』ことも難しいことなんだよ。
それは分かるけど
『買う』より『捨てる』のほうが実際には簡単なんだ。
（母は捨てるより買う方が簡単だけどね……）
だから、時短テクを磨く（入手する）より
無駄時間を削る（捨てる）ほうが簡単なんだよ。
簡単なんだよ！
作業効率を上げたいときでも
『どれが無駄な作業なのか』というのを『見極める』ことをしないと
『その作業を削除』できない。
でも、『新しい効率化』を思い付くよりは、簡単な筈なんだ。
- 『時間を作る』ことは『物理的に無理』。
- 『時間を使っていた作業をやめる』ことは『物理的にできる』。
できもしないのに
- 『時間を作ろう』とするから
- 『考えるだけ考える時間を使った上』で
- 『できない』から
- その時間が全部『無駄時間』になって、
スケジュールがおす。
「時間を作るよ」ではなく「都合をつけるよ」なんだよね。
時間は、人類には作れないからね。
『ナニカやめよう』と考えたら、簡単でしょ？
とりあえず、これ↓は簡単に思い付くよね？
- 作業しながらご飯食べる。
- 睡眠時間を削る。
- お風呂に入る時間を作業に当てる。
下二つは、お勧めしないけどねｗ
これと一緒で
エクセルでの一覧管理も、
『セルを増やさない』ことで作業効率は上がるんだ。
まぁ、これは好き嫌いかもしれないけど。
私はとにかく『使わないものが目につく』のが凄く嫌い。
でも、使うものはしまっちゃうと『ないもの』になるからまた買うのｗ
だから、『引き出し』は使えないのね。見えないから。
オープンラックでないといけないの。
『見た目で管理』してたから。
今はアマゾンが『あなたは何日にこれを買いました』って
書いててくれるから二冊本を買うことはないけど
過去には五冊ぐらい同じ本を買ったことがある。
特に『つまらないから捨てた』本って、もう一度買うんだよ。
『目につくところにない』から『つまらなかった』って感想も忘れてるの。
今は、ネット通販でしか買わないから『メールに全部』リストがある。
だから、買いたいと思っても、メールで検索して中ったら、買う、という
一手間をかけることで、ダブることはなくなった。
これは『メールによる自動管理』なんだよね。
だから、アマゾン以外で本買わない。
他で買った本は、アマゾンで『買いましたよ』って表示してもらえないから。
買い物をアマゾンで一元化するだけで
『買い物管理』はアマゾンが自動でやってくれる。
つまりは『買い物管理を「無料外注」に出している』ってこと。
だから、千円安いから他のところで買う、とかいうことはない。
その千円のために他で買って、千円得しても
アマゾンでもう一度五万円の物を買う損失のほうが大きいから。
アマゾンで買い物しているだけで
『これ買ったっけ？』ってストレスから、私は永遠に開放されたんだｗ
そういう『省ける手間』はどんどん省いていく。
表計算ソフトの『一覧』で
『不要なものが目に入らない』だけで
『選択の幅を狭める』から、簡単に『目的の数値を見つける』ことができる。
- 『選択肢がある』のは『自由度』
- 『選択肢が１００個ある』のは『迷走の原因』
『選択肢は三つまで』。
最大でも８つまで。
それ以上を、大体の人間の脳は処理できない。
処理できないからフリーズするか、選択しない。
フリーズすると時間の無駄だし
選択しないなら、選択肢いらないよね。
一番いいのは『二者択一』。
でも、それすらできない人、多いよね。
- やめる
- やる
この二者択一ができなくて
結果的に『やめる』になってるんだけど
『やりたい』を墓に持っていく人。
『やりたい』けど『できない』っていう『ストレス』を
一生抱え込んで、月に一時間でも『その悩みで時間ロス』するなら
思い付いたときにすぐ、『気がすむまで』やって
『ダメだった！ だからしない』にしておいた方がいいんだよ。
私は去年、社会人受験をして落とされたので
『大学行きたかった』という夢をやっと『あきらめる』ことができたｗ
二十歳過ぎた当たりからずっと『大学行っておけば良かった』って思ってたの。
たまに『高卒』ってのがいやになるんだよね。
あのころは、大学にいくより、とっとと就職して『現金が欲しかった』から
『勉強する気』がなかったんだ。
そのあとずっと『勉強したいストレス』が出るなんて思ってもみなかった。
でも、大学で興味ない学位を義務で取るより
好きなことだけオンラインセミナーでお金使った方がいいわ、
って『納得した』。
『納得した』から、もう未練はないの。
オンラインセミナーにすでに２００万円ほど入れてるからｗ
今はまた、勉強することで必死なんだよ。
私が、ほしいことだけ、勉強することに、必死だから
超楽しい。
とにかく、『選択肢』ってのは、実は、
少ないに越したことはないんだ。
『選択の幅が狭くなる』→『決定が早くなる』
ということ。
- さぁ、何食べてもいいよ。
って言われると、何食べる？
- 中華にする？ イタメシにする？
って言われると、スシ、って言いたくなるかもしれないけど
とにかく『選択しやすい』よね？
スシにしたって『代替案がすぐ浮かんだ』んだよね？
『何食べてもいいよ』で、『案』がすぐ浮かぶ？
『選択肢が多い』ってのはそういうことなんだ。
そして、大体のことは『管理不要』ｗ
でも、メモしておきたいものってあるんだよね。
いらないって分かってるのに……
そういうのは、メモ欄においておけばいいんだよ。
『コメント』も面白いので触ってみて。
自動で日付が入るから『いつ、どう考えた』ってのが
『自動で時系列』に整えられる。
多人数でするときは、コメント必須だね。
完了したのは色をつける。
赤いのはもう触らなくていい。
メモを見なくても『完了してる』ってのがわかる。
そして『６が完了』ってわかるから、
『５』が『あとちょっと！』と思って手を入れやすい。
『完了』とかで一列使う必要ない。
日付が必要なら、メモ欄に『完了日付』を入れれば済むこと。
『表計算ソフト』での小さな掟。
『ソートしないもの』はセルに入れない。
だから、日付でソートするなら、日付をセルにいれる必要がある。
日付でソートしないなら、メモ欄で十分。
これをNanaTreeで管理しようとしたのが↓この記事。
小説のプロットに何のソフトを使うか。 | BL作家 晶山嵐の日記
できたのから『赤いアイコン』をつけていく、とかね。
ただこれだと『一本の小説の管理』はできるんだけど
今回のように『いくつかのシリーズにまたがったネタ』の管理はできないのね。
（『小説の管理』は例として出しただけだけど）
NanaTerryは『小説や論文』だけじゃなく
プロジェクト管理とか作業メモとか
『階層で管理すること』にも威力を発揮する。
無料だし、是非使ってみて♪
ただ、Windowsの初期ソフトを使っているらしく『ファイル上限』があるので
１ギガを越えるようなファイルは作らない方がいい。
小説の進捗に、NanaTerryではなく、表計算ソフトを使う短所としては、
スプレッドシートとかエクセルに
『ネタ一覧を転記する手間』がかかる。
これは
- 『管理コスト』として折り込む
- その手間を掛けたくないから『管理しない』
どちらかを選択することになる。
でも『管理しない』が続いたから、パニック起こしてたんだよね？
って話。
だから『管理コスト』は掛けて管理した方がいい。
と、私は結論したから、これをやってる。
- 長所。管理すれば混乱はなくなる
- 短所。管理にはコストがかかる
このプラスマイナスは、どんなことでもついてくる。
お金の管理をするには家計簿をつけたらいいけど
家計簿つけるのが面倒だからみんなしないよね？
だから『お金が消える』とか言うんだよね？
時間管理するには時間メモしないといけないけど
それを面倒でしないから『時間が消える』とか言うんだよね？
『その面倒』を『管理コスト』、つまりは『先行投資』と考えて
手間を掛けていくと、『あとが楽になる』。
定期預金とか株とか
今お金を預けたら、利子がつくから預けるんだよね？
『あとが楽（得）になる』から、預けるんだよね？
そのために、定期預金とか株とのかのことを『勉強する』よね？
その『勉強時間』も『先行投資』だよね？
工場を大きくしたら今よりたくさん商品が作れるから
売り上げを上げるために、『先行投資』で工場を拡大するんだよね？
そのために企業は『内部留保』をし
私達個人は『貯金』するんだよね。
その『先行投資をするか、しないか』って話なんだ。
東大生が『勉強する時間は時給七万円』って言ってた。
分かってはいたけど、数字では理解してなかったから
『朝一番は勉強しよう』って気力がわいた！ヽ(´▽｀)ノ
つい『試験のない勉強はあとまわし』するよね。
時給の高いのからやりたいから、勉強より作業してたけど
勉強が時間単価七万円なら、勉強からしなきゃいけないよね！
あの一言はありがたかった。
『現状維持』なら『先行投資』はいらない。
でも『今より進化したい』のなら『管理』は必要で
管理するなら先行投資も必要になるんだ。
だって、『管理をはじめた今』は『管理した利点』が出てないから
『手間だけがかかる』状態になる。
つまりは『手間の先行投資』だよね？
一年後に『管理してて良かった……』と思ったとしても
『今』は『管理の手間』だけで『管理した利点』を感じてない。
でも、一年後のことを考えて、今やる。
それが『先行投資』。
『先行投資』をするかしないかで、将来は確実に変わる。
『フェイズ』という考え方。
↓タスク管理の数値の『桁』を変えるのは『フェイズ』の違いでもある。
- １ 着手
- ２ 手順１完了
- ３ 手順２完了
- １００ 手順３
- ２００ 手順４
- １０００ 手順５
去年までは『単純なプロジェクト』だけだったから
↓これだけで済んでた。
掃除する。（プロジェクト）
- ゴミを拾う。 （タスク）
- 本を棚に戻す。（タスク）
- 服を洋服掛けに掛ける。（タスク）
プロジェクトの下が『並列』の場合。
今は複雑になってきたので、こうやって組まないといけなくなった。
↑『部屋ごと』に『本』に対する取扱が違う。
つまり、『同じタスク』なのに
『フェーズ１』と『フェーズ２』でやることが変わる。
それが『フェーズ』の考え方。
前は自分の部屋一つ管理してれば良かったのに
家全部の管理が私にのしかかってきた。
となったら、忙しくなって当然だよね？
だから、『時間をあける』ことが必要になり
『時短』しないと回らない、ということになってる。
これは、『フェーズが並列』だけど
『フェーズが進行順』になると↓こうなる。
ここまで書き出すと
『痩せたあと』のほうが『大変』ということがわかる。
だから、『その大変なのを分かっていてはじめる』ので
リバウンドしない。
普通は『痩せたらもう食べていい』と考えているから、リバウンドする。
違うよ。
『痩せたらその努力を死ぬまで続ける』んだよ。
そうじゃないなら、始める意味がない。
『変化させた』プロジェクトが成功したなら
『維持』のプロジェクトを寸暇なく発動しないと無駄になるんだよ。
『維持しながら』『次のプロジェクトを始める』ことになる。
だから、
- 最初のプロジェクトで１００％使う。
- その維持にそのあと１０％使う。
つまり、その次のプロジェクトには９０％しか使えない、ということ。
これを理解していないと、
その『差分の１０％』が新プロジェクトに使えなくて突進力が弱まる。
- ダイエットを始める前は運動してなかった。
- 運動でダイエットした。
- そのあとは、一日１時間の運動を続ける。
ダイエットする前は２４時間使えたのに
ダイエットあとは２３時間しか使えないことになる。
『時間』ってのは『時間 資産（リソース）』なのね。
維持したら、リソース（資産）が減るのね。
もちろん、『ただ減った』のではなく『維持』に使ってるから
結果として『底上げ』されたことにはなる。
けれど
会社員なら、自由時間は大体一日４時間ぐらいしかない。
そのうちの一時間が運動でとられると、３時間しか自由がなくなる。
それを理解せずに『一日四時間』で次のことを計算すると
そこで破綻するんだ。
しかも、大体のひとは『一日四時間』じゃなく
『一日二十四時間』って考えてるんだよね。
ちょっと考えていたとしても『会社の時間を引いた時間』。
違うんだよ。
- 睡眠時間が八時間。
- お風呂とか洗濯とか掃除とか食事を作る、食べるで合計二時間。
- 会社で休憩込み九時間。
- 通勤時間。二時間。（服選び、化粧、朝の準備込み）
これが、『動かせない時間』なんだよ。
なんと、２１時間ある！
この他だけが『一日の自由時間』なのね。
３時間しかないね。
そのうちの一時間を『運動』にとられると、あと二時間しかない。
- 人生の２４分の１を運動に使う
のは間違いではないけれど、
- 自由時間の３分の１を運動に使う。
ことになるんだよ。
↓『固定時間』に『運動』が追加されちゃうのね。
- 睡眠時間が八時間。
- お風呂とか洗濯とか掃除とか食事を作る、食べるで合計二時間。
- 会社で休憩込み九時間。
- 通勤時間。二時間。
- 運動。一時間。
これで、毎日の自由時間は二時間だよね。
ちょっと残業したら、自由時間ゼロだよね。
『維持』が入ると、まず『時間リソース』がなくなる。
『維持』というのは『プロジェクト完了』にほぼついて回る新プロジェクト。
どんなプロジェクトも『プロジェクトが終了』したら
『次のプロジェクト』が始まる。
１０個プロジェクトを完了させると、１０個の維持が発生する。
それが各１０％使ってたら、維持だけで１００％になるから
新しいことは一切できなくなる。
そして、『維持』から手を抜いたら、
前のプロジェクトは段々と力をなくしていく。
- ダイエットならリバウンドするし
- 人間関係なら疎遠になる。
- やっと覚えたソフトの使い方も、使わなかったら忘れる。
今までは『プロジェクト単位』で考えていたから
プロジェクトが終わったときに気を抜いてしまって
『次のチャンス』を失ってた。
痩せたのに維持せず、リバウンドしたから、
『痩せ続けて綺麗でいる』というチャンスを失った
ということ。
最初から『複数のプロジェクト』を
『一つのプロジェクトのフェーズ』と考えたら、
気を抜かないから、チャンスもつかみやすい。
今の私は↓このほうが管理しやすい。
↓こう考えると『プロジェクト』と『フェーズ』が分かりやすくないかな？
（いつまで生きるつもりやねんｗ）
人生って『一つのプロジェクト』で『継ぎ目』なんてないよね。
実は、大体のプロジェクトも『暫定完了』であって、
『完全完了』ってのはあまりない。
なぜなら『そのプロジェクトで知り合った人間関係』は
維持したら、次のプロジェクトにつながるよね？
そのプロジェクトで覚えたスキルは、反復しないと忘れるよね？
だから、『維持』が必要なんだ。
部屋の掃除なら、同じ作業かもしれないけど
『毎日の宿題』と『夏休みの宿題』って違うよね。
小さいころはお母さんの買ってきた服を着てたけど
大きくなってそれがいやになったら
『服を買いに行く』ってタスクが増えるんだよね。
そして、自分で服を買うから、
- お金が必要。
- 服の知識が必要。
で勉強とかバイトが必要になるんだよね。
ここで、お母さんの買ってきた服をずっと着ていれば
バイトや服の勉強をしなくて済む分、受験勉強に使えるよね？
『時間リソース』をどこに配分するか、で、将来は確実に変わる。
↓このプロジェクト管理まで戻す。
この場合、フェーズ１とフェーズ２では、
同じタスクで同じ数値が出ても、やることが違うのね。
その『フェーズの切り換え』は
１０から１に重要度を上げる管理では、管理できなかった。
私はここで、凄くストレスを覚えて、todoソフトを渡り歩いたんだ。
toggl→RememberTheMilk→Todoist→TaskChute Cloud（今）
エバノートとか、googleカレンダーとか、Gmailとかで
todoリストを管理してたこともある。
対外業務が多いと、Gmailで一見管理すると楽だよね。
とにかく、表計算ソフトでtodoリストを管理しようとすると
『フェーズ』の切り換えで『数値の桁を変える』と分かりやすいんだ。
表計算ソフトは半角数字だし、セルを狭めれば見えなくなるから、
桁数が大きくなっても気にならないのがいい。
- １ 着手
- ２ 手順１完了
- ３ 手順２完了
- １００ 手順３
- ２００ 手順４
- １０００ 手順５
↑一桁がフェーズ１、三桁がフェーズ２、四桁がフェーズ３
こうすると、とにかく、大体のプロジェクトは
『１セル』だけで進捗管理ができる。
とにかく私の現状で
『「細かい定型作業が乱立」するプロジェクト』が複数あるんだ。
簡単に言うと
１００個の定型作業があるプロジェクトが１００個ある、ということ。
こんなのもう、メモとか、テキストとかTodoistとかで管理してられない。
『どれだけ省スペースで全部の進捗を一覧できるか』が
全体作業の進捗に関わるようになって来た。
『進捗管理の時間を減らす』ことが重要になってきたから
こういう方法にたどり着いたｗ
数値で進捗管理することの便利さ。
↓こういう、一つにつき、定型のデータが凄くあることってあるやん？
開始日付、関わってる人、必要なこととか列挙してある一覧表とか。
名刺を一覧表で管理して、その人の趣味とか役職、会社名とか
一覧するとこうなるよね。
これの管理をするときって、大体は、
『もう一つ別に進捗管理表』が必要になるよね？
- 基礎データ一覧
- 進捗管理
- 個別詳細データ
↑こんなことになるよね？
つまりは『転記』が必要になるよね？
たとえば
名刺のデータだと
- 人脈一覧基礎データ
- 誰となんのプロジェクトをしたかの進捗管理
- 個人の顔写真とか、いつあったか、何を話したかとかの個別詳細データ
これらが必要になる。
『転記が必要』って意味、分かるよね？
元は『基礎データ一覧』なのに、二つのデータ管理とリンクしなきゃいけない。
そして、『個別詳細データ』にないデータは『基礎データ一覧』を『見に行く』必要がある。
その上で『個別詳細データ』と『基礎データ一覧』で『かぶるデータ』は
『同期』させないといけない。大体は手動同期だから、引っ越しされると大変だよね。
エクセルで、元シートを変更したら、転記先でも変えるように組めばいいけど
そういう手段がない場合とか、スプレッドシート使ってる場合
できないよね。
特に『人間関係』なんてスプレッドシートとかで『全部管理』って
逆に実用的じゃないよね？
『名刺管理』なんかは専用ソフトを使う方が格段に良い。
でも、『似たような管理が煩雑な他のこと』ってたくさんあるよね。
そう言うときに、この『数字でフェーズまで管理する方法』を使うと
↓『データ』と『進捗管理』が一緒に管理できる。
『個人管理』の部分は
- 『Evernoteにノートを作る』。
- ノートのウエブアドレスをメモ欄に入れる。
これで管理できる。
別にローカルファイルのパスでもいい。
ただ、私は『データ』を『ローカルに置きたくない』ので
全部Evernoteとか、『容量無制限のネット環境』に置きたい。
パソコンを引っ越しするときにデータの引っ越しが 凄く大変だから。
そして、使うかどうかわからないファイルを
コピーする手間がイヤだから。
Evernoteだと『月極』で１０ギガ入れ放題。
Dropboxは月極でお金払うのに、総量で金額が変わるから
『ゴミファイルかもしれないもの』をDropboxに保管したくない。
データはなるべくネット上に逃がす。
今の私の大前提。
話を戻す。
Evernoteはメモには便利なんだけど
『データの一覧性』となると
表計算ソフトに勝てるわけがないので、
Evernoteでは一切の管理をやめる。
エバノートは検索も弱いので、検索で出すとか、面倒。
使うかどうか分からないノートにタグを仕込むのも手間の無駄。
だから、『一番使うツール』に『ノートリンク』を入れてしまうのが一番早い。
すると、『ノートブックが二段階』というのも、苦ではなくなる。
Evernoteだけでファイルを分類しようとすると、
『ノートブック（階層）が二段階』という苦行でイライラするからｗ
『完全な参照先』としてだけ使うなら『重さ』も待てる。
名刺管理に人間管理を追加するとき
Trelloも面白い管理ができる。画像も貼れるしね。
コレもネットツールなので、
元データの表計算ソフトでセルを追加してアドレスを一覧しておけばいい。
カードはテンプレートが使えるので、
一つのプロジェクトで
「『定型作業』が１００個あること」を１００個やるｗ
とか、そう言うのに強い。
私はチェックボックスをコピーできるので助かってる。
『表計算ソフトで管理』にもう一手間。
私はもう一つ、『次にすること』という列を作っておく。
『次の一手』を一目で見えるようにしておくと
とっとと作業にかかれる。
それが終わったら、次の一手を入れる。
常に『次の一手』だけを表示することで
『選択』の『思考ロス』をなくして作業を進められる。
- 基礎データは右側に全部ある。
- することと進捗管理は左側にまとめる。
『一人でする分』には、これが現時点でマイ最強スケジュールｗ
これで、『着手したこと』と『次の一手』だけを
TaskChute Cloudに毎日ルーチンでいれる。
一日に実行できる個数だけのコピー＆ペーストだから簡単。
これでtodoリストがまず不要になった。
todoツールが使えなかった理由は
定型でやることが多すぎるのに、ツールでは『一覧性』が悪いし
『ソート』できないし、『転記』が必要だし
『データを見に行く』必要性があったから。
エバノートで作業記録を書いたら
そのままブログ記事に転用できたけど
todoツールではそうはいかない。
todoツールを使うことで、
すべてが二度手間三度手間になってたんだね。
『やること順』じゃなく
『基礎データ』に『進捗』を付加する。
「『基礎データを見に行く頻度が高い』タスク」だと
こうしたほうがはるかに時短。
どうしたら私は管理しやすいか？
ここらへんは『自分の管理能力』の好き嫌いになる。
とにかく『今進行していることを一覧したい！』という場合は
表計算ソフトがいい。
常時一本しかプロジェクト抱えてない、なら、
NanaTerryや紙copiでも
まぁ、なんでもいい。
一個だけなら管理は不要だから。
とりあえず、今はここに落ち着いた。
『進捗管理を一元化』が私には不要だった。
todoリストを使ううまみは
『進捗管理の一元化』に他ならない。
でも、
- 小説を書く。
- ブログ記事を書く。
- ３Dで刀を作る。
- 他のプロジェクト
- 他のプロジェクト
- ～
これらの『進捗』を『一見管理』ってのが、まず無理だと
今は理解してる。
ソレを始めるときにソレの進捗管理を見ればいいんだ。
一つのtodoリストで全部できると思ったのが元々の間違いだった。
今は、エバノートが重たくて常用できなくなったのもあって
MindManager 2012 Proをまた使ってる。
思い付いたことをMindManager 2012 Proの『今』にメモ。
定期的に『今』を分類して、優先順位をつける。
『着手』したことを『進行』にいれて、
手順想定を作る。
手順想定の『タスク』に『進捗アイコン』をつける。
↓↓『赤枠』が↑この進行状況。
したの進行状況を変化させると、ボトムアップして、
トップの進捗アイコンが変化する。便利！
ここで実際の進捗管理はしてるので、
つけてみたけど、書き換えてないことが多いｗ
ただ、とにかく『量が多い』ので
『次の一手を一覧』できるのはラク。
工程一つに対して↑こういう進捗を作るのに
それが１００個あるわけだから。
表計算ソフトさまさま。
本当に助かってます。
まとめ。
表計算ソフトで『データ』に『進捗』を一元化すると
『定型作業』が多いプロジェクトはラク。
頭の中を整理するのにも、ラク。
セルに入れるもの。
- ソートしたいもの。
- コピー＆ペーストが多いもの。（パスワードとかＩＤとか）
- ウエブリンクがついているもの。
メモ欄はコピー＆ペーストにコツがいるのでｗ
コピペ多いことをメモ欄に入れるのは適してない。
一回設定を全部コピペして、そのあとは閲覧だけ、というのが適所。
【SOHO（一人作業）向け】スプレッドシート（エクセル）で進捗を管理する。
でした。
【この記事を書いた日 2018/05/01 11:23 】
天川和香
